Comme pour tout projet, rédiger un cahier des charges pour la création ou la refonte d’un site Internet est indispensable.
Introduction
Vous avez un projet de site Internet, mais vous ne savez pas par où commencer pour rédiger le cahier des charges ?
Nous allons passer au crible tous les points essentiels à ne pas oublier.
J’ai dit un cahier des charges ? Et oui… il fait parti des points essentiels pour réussir votre site internet
Dans notre cas, nous pourrions définir le cahier des charges comme étant le document référentiel formalisant à la fois les objectifs à atteindre tout en intégrant toutes les contraintes techniques, esthétiques et fonctionnelles du site web.
De la structure du site Internet, en passant par son design et ses fonctionnalités jusqu’au référencement, le cahier des charges vous permettra de définir scrupuleusement votre projet de création ou de refonte du site Internet, de vous poser les bonnes questions et de commencer à y répondre.
Vous pouvez le rédiger seul ou avec l’aide d’un freelance ou d’une agence.
Ne le négligez pas. Il vous évitera de sérieuses déconvenues et les des dépassements de budget.
Pour finir, le cahier des charges vous permettra de mettre en concurrence les agences et les freelances que vous allez interroger sur un contenu identique et donc, d’avoir des devis précis. En effet, c’est sur la base de ce document que les différentes agences et/ou freelances se reposent pour établir les budgets.
Bien que contraignant, la rédaction d’un cahier des charges pour la création d’un site Internet, est extrêmement utile !
Que doit-on trouver dans un cahier des charges de site Internet et sous quel format ?
Évidemment, en fonction de votre projet, le cahier des charges sera plus ou moins long et plus ou moins complexe à rédiger.
Dans tous les cas, cependant, on doit y trouver :
- Votre présentation précise. Qui êtes–vous ? Vos coordonnées complètes, vos activités, vos services, vos produits.
- Est-ce une création ou une refonte de site Internet ?
- Est-ce un site vitrine, un site de e-commerce ou un blog ?
- Pourquoi voulez-vous créer un site Internet ? Quelle est la raison de votre présence en ligne ?
- Présentation de votre identité visuelle.
Un cahier des charges est généralement présenté sous la forme d’un document Word bien documenté et bien structuré. Il doit y inclure un sommaire, le contenu principal, une annexe et tous les éléments visuels essentiels à la bonne compréhension du projet :
- Schémas explicatifs
- Maquettes
- Logos
- Images
- Sources d’inspiration
- Tout autre élément que vous jugerez nécessaires…
Pour les projets les plus simples, ces informations suffisent. Il faut partir du principe que plus votre cahier des charges sera précis et complet, plus vos prestataires et vous-même aurez une vision précise du projet.
Pour les sites Internet les plus complexes, nous allons analyser un exemple de cahier des charges correspondant à la plupart des sites Internet vitrine.
Présentation de l’ensemble du projet
Présentation de votre entreprise
Présentez votre entreprise :
- Date de création
- Votre activité
- Vos services et vos produits
- Qu’est–ce qui vous différencie de vos concurrents ?
- Quels sont vos points forts et votre valeur ajoutée ?
- Nombre de salariés
- CA
- Les axes de développement à venir
- L’objectif du site Internet dans votre stratégie ou celle de l’entreprise
- S’il s’agit d’une refonte du site Internet, précisez le trafic, les statistiques de performance, le nombre de pages existantes, les technologies utilisées.
N’hésitez pas à entrer dans les détails. Le but ici, est de donner un maximum de détails vous concernant et qui vont permettre à vos prestataires de mieux vous connaître et de cibler précisément vos attentes pour la rédaction du devis.
L’obectif du site Internet
- Acquisition de nouveaux prospects
- Accroître votre visibilité sur Internet
- Partager vos connaissances sur un sujet précis
- Vendre des produits sur Internet
- Tenir un blog
La cible
Vous devez définir votre cible de façon précise :
- Vous adressez–vous à des entreprises ou à des particuliers ?
- Quelles sont leurs caractéristiques et centre d’intérêt ?
- Qui seront vos lecteurs, clients ou prospects ? Pour cela, vous pouvez définir un persona.
Cette question est primordiale. Elle servira non seulement à définir le contenu, mais aussi le graphisme de votre site Internet. Par la suite, elle vous permettra de définir votre stratégie de communication et de marketing.
Caractéristiques des services ou produits présentés
Décrivez vos produits et services. Plus votre description sera précise, plus il sera facile par la suite de produire le contenu de votre site Internet.
Les objectifs quantitatifs
- Le volume de trafic attendu,
- Le CA et le nombre de ventes attendues pour un site de e-commerce,
- Le nombre de prospects à atteindre via les formulaires du site Internet.
La zone géographique du site Internet
- Votre site Internet doit-il être multilingue ?
- Si oui, le nombre de langues ?
- Le site doit-il être adapté en fonction des langues et des pays ?
- Comment envisagez–vous la traduction du contenu ?
Analyse de l’existant
- Existe-t-il une version précédente du site Internet ?
- Avez–vous déjà un nom de domaine et un hébergement ?
- Disposez-vous de documents, plaquettes commerciales, logos, fiches produits, charte graphique, contenus ?
- Avez–vous les ressources nécessaires en interne ? un graphiste, un chef de projet…?
Tous ces éléments seront le point de départ du projet. Les lister et les réunir vous permettra d’éviter une perte de temps considérable lors de la phase de développement.
Le design, l’ergonomie et le contenu du site Internet
La charte graphique
Précisez les éléments graphiques dont vous disposez déjà. Vous pouvez les ajouter en annexe du cahier des charges.
Avez-vous déjà une charte graphique ?
Sinon il faut prévoir :
- Les codes couleurs : couleur dominante, secondaire…
- La typographie
- Un logo et ses déclinaisons
- Donner en exemple des sites Internet dont vous appréciez l’ambiance générale
Le contenu de votre site Internet
Définissez les grandes sections de votre site Internet. Donnez–leur des titres.
Que doit contenir la page d’accueil ? Quelles seront les autres pages du site Internet ?
Par exemple :
- À propos, ou qui sommes–nous ?
- Notre histoire…
- Nos services…
- Le blog…
- La boutique
- …
Cela permet d’avoir une première idée de l’arborescence finale du site Internet.
La maquette du site Internet
Si possible, à partir de ce travail, dessinez à main levée ou à l’aide d’outils de Wireframe comme Mockflow, UXpin, ou encore Framebox, les pages principales de votre site Internet :
- la page d’accueil,
- une déclinaison pour la page “qui sommes-nous”
- un modèle de page “produit”
- ou encore d’article de blog
- …
Arborescence du site Internet
Votre site Internet doit être ergonomique et facile à utiliser. Vos visiteurs doivent trouver rapidement l’information qu’ils recherchent.
- Où votre menu sera-t-il positionné ?
- Quelle sous-section va dans quelle grande section ?
- Y aura-t-il une fonctionnalité de recherche ?
Description fonctionnelle du site Internet
Description fonctionnelle
En fonction du projet du site Internet, il faut définir la technologie la plus pertinente à utiliser pour sa création. Il peut s’agir d’un outil de création de site Internet en ligne pour les projets les plus simples, ou un CMS, jusqu’au développement sur mesure.
Quels sont les navigateurs Internet à prioriser ? Cela peut avoir un impact sur votre budget, dans la mesure où des développements spécifiques sont à envisager pour les navigateurs les plus anciens.Même si ce n’est plus la peine de le préciser, car obligatoire depuis quelques années, votre site Internet doit être responsive (il doit s’adapter à toutes les tailles d’écrans).
Les principales caractéristiques de votre site Internet et ses fonctionnalité
Par ailleurs, précisez aussi les outils dont vous aurez besoin, aussi bien côté front-end (ce que voit l’utilisateur à l’écran) que back-end (ce dont vous aurez besoin pour l’administration du site Internet).
Pour le front-end, cela peut être :
- Un formulaire de contact
- Une Newsletter
- Un espace membre ou un espace privé
- Un système d’achat en ligne
- Présence de boutons de partage sur les réseaux sociaux
- Le site Internet doit–il être multilingue ?
- ….
Pour le back-end :
- Gestion des utilisateurs
- Possibilité de créer des articles de blog
- Validation des commentaires
- Administration des ventes
- …
Hébergement, nom de domaine, adresse mail
Dans votre cahier des charges, précisez le nom de domaine si vous en avez déjà un. Sinon, c’est le moment d’y penser.
- Qui va s’occuper de le réserver ?
- Le nom de domaine doit-il être en .fr, en .com, en .eu ?…
- Avez-vous un risque de cybersquatting ?
- Si oui, prévoir dans le cahier des charges une liste de noms de domaines à réserver et leurs déclinaisons.
Concernant les adresses mail, il suffit simplement de les lister. Il peut n’y en avoir qu’une dans les projets les plus simples, mais le nombre peut vite monter dans les projets les plus importants. Dans ce cas, la gestion sera plus complexe et demandera un budget en conséquence.
L’hébergement dépendra lui aussi de la taille et des objectifs du projet. Plus le site Internet est amené à générer un trafic important, plus l’hébergement doit être géré avec soin. Les moins chers seront les hébergements mutualisés, mais si votre site Internet est destiné à recevoir un grand nombre de visites ou à gérer des données sensibles, il faudra rapidement s’orienter vers un hébergement dédié, et, avec les connaissances techniques que cela implique, le coût peut vite monter.
Référencement de votre site Internet sur les moteurs de recherches et analyse du trafic
Comme je le répète dans tous mes articles, un site Internet ne sert à rien s’il n’y a pas de visites et si vous n’analysez pas le trafic et le comportement de vos visiteurs.
Dans le cahier des charges de la création de votre site Internet, définissez vos attentes de ce point de vue. Si vous n’avez pas de connaissance, prévoyez-vous un budget de formation ? Vous pouvez aussi vous former tout seul ou encore, demander à un spécialiste SEO ou à une agence de faire ce travail et de vous fournir les rapports de façon récurrente.
Dans tous les cas, il faudra prévoir l’installation de codes Google Analytics et des tags nécessaires au suivi et à l’analyse du trafic du site Internet.
Maintenance du site Internet
Le cahier des charges de création d’un site Internet doit prévoir la maintenance de ce site. Ne vous y trompez pas, un site Internet doit être maintenu dans le temps, tant d’un point de vue de référencement naturel que des évolutions techniques, de la sécurité, etc.
- Quelle méthodologie retenir pour le suivi du bon fonctionnement du site Internet ?
- À quelle fréquence ? Toutes les semaines, 1 fois par mois ?
- Qui s’en occupe ?
Evolutions futures du site Internet
Votre projet va évoluer et les besoins de votre site Internet aussi. Vous devez prévoir ces évolutions dans votre cahier des charges.
Votre prestataire doit lui aussi aborder ces points.
Lors du lancement du site Internet, vous n’aurez peut-être pas besoin de certaines fonctionnalités. Mais avec le temps, vos objectifs, le nombre de visites ou de clients augmentera ; vous aurez alors besoin de nouvelles fonctionnalités et d’infrastructures plus solides.
- Évolution de l’hébergement ?
- Capacité du site à traiter des informations sensibles ?
- Capacité du site Internet à accueillir un nombre important de visites simultanées ?
- Augmentation des indicateurs à suivre en terme d’analyse…
- Mise en place d’un CRM intégré au site Internet
- ….
Prestations attendues, modalités de sélection du prestataire et rôles de chaque acteur dans le projet
Décrivez les rôles de chacun des acteurs dans l’élaboration du projet
Il est important de bien définir qui fait quoi.
- De quoi vous occupez-vous personnellement ?
- Que confiez-vous à une agence ou à un freelance ?
Il est tout à fait possible que vous ayez des compétences dans certains domaines du projet et que vous souhaitiez vous en occuper pour différentes raisons. Par ailleurs, peut-être travaillez-vous depuis longtemps avec un graphiste pour votre charte graphique, et que vous lui faites confiance pour la création des maquettes de votre site. Dans le cas contraire, vous voudrez peut-être que ce soit le prestataire qui s’en occupe. Dans tous les cas, le fait de préciser qui fait quoi, permettra aux différents acteurs de mieux se concentrer sur leur partie respective et de définir un budget précis.
Exemple :
Votre rôle :
- Valider les maquettes
- Veiller au respect des délais
- Rédiger le contenu du site Internet
- Fournir les médias à l’agence (images, vidéos…)
Votre graphiste UX/UI designer :
- Création graphique
- Création des templates des pages du site Internet
- Création de l’arborescence et de la structure du site Internet
L’agence web :
- Création du site Internet
- Hébergement du site Internet
- Maintenance du site Internet
- Optimisation SEO et référencement naturel…
Planning de création du site Internet
Définissez un planning de réalisation du projet. Quelle est la deadline de mise en production du site ? Cela définira la période de développement pour les différents prestataires.
Quelles sont les grandes étapes de développement et à quelles dates doivent-elles être livrées ?
Il y a toujours des dépassements de délais, mais le fait d’établir un planning de développement permettra de les limiter et de savoir où vous en êtes.
Méthodologie de suivi
Souhaitez-vous mettre en place une méthodologie de développement agile ?
De quelle façon souhaitez-vous suivre le projet ?
- Par points hebdomadaires ?
- Tous les 15 jours ?
- Par téléphone ou présence physique obligatoire ?
- Souhaitez-vous avoir un accès privilégié à un espace de développement ?
Définition des engagements de chacun
Vos prestataires et vous-même vous exhortez à respecter mutuellement vos engagements.
Ces points ne sont évidemment pas exhaustifs. À chaque projet, son cahier des charges.
Conclusion
L’objectif n’est pas de rédiger un cahier des charges avec un nombre incalculable de pages ! Soyez le plus objectif et réaliste possible.
L’essentiel est d’avoir un “guide précis” afin de poser les bonnes questions au bon moment. L’ensemble des acteurs du projet doivent savoir où vous voulez aller.
Pour les projets les plus simples, vous pouvez rédiger le cahier des charges seul. Si vous avez une équipe, il est important de faire participer tous vos collaborateurs.
Le fait de discuter de votre projet avec les agences et les freelances vous permettra aussi de soulever des questions auxquelles vous n’auriez pas pensé.
Même si vous ne vous sentez pas expert dans le domaine, ne négligez pas cet exercice. Encore une fois, il vous évitera bien des déconvenues.
Bien sûr, je reste à votre disposition pour vous aider.
Je vous souhaite courage et réussite dans tout tous vos projets
